接受「普通订租」申请的限期，最迟在租用月份前 3 个月，最早则在租用月份前 12 个月，所有申请均集中处理（例如∶订租 2013 年 4 月至 2014 年 1 月，可于 2013 年 1 月申请）。
填妥的申请表格须于接受申请月份的最后一个工作天(即星期一至星期五、公众假期除外)下午 5 时30分前，交回香港大会堂订租办事处。大会堂会于接着的 14 个工作天内发出回覆。
凡在租用月份前 3 个月内递交的申请一律视为「逾期订租」，并会按个别情况及运作上的可行性来考虑有关申请。大会堂每星期均会集中处理所有「逾期订租」申请，填妥的申请表格须于办公时间，即星期一至星期五(下午 5 时30分前) 交回大会堂订租办事处。（星期六、星期日及公众假期除外）。
（注： 非艺术性质活动的申请只可在租用月份前 3 个月内提出。政府部门、区议会或注册学校的申请除外。）
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