康乐及文化事务署欢迎艺术团体和教育机构提交筹办拓展观众活动的建议。「学校文化日计划」、「学校艺术培训计划」及「高中生艺术新体验试验计划」的建议书，一般最迟须于推行计划的学年开始前九个月送交观众拓展办事处。在推出「社区文化大使计划」及「社区粤剧巡礼」时，署方亦会公开邀请艺术工作者/艺团递交申请书。

建议书应包括以下资料：过往艺团或艺术家举办活动的纪录、策划人、艺术家及导师的有关经验、建议活动的内容和其艺术理念、目标对象、活动日期、场地、罗列开支细目的活动经费预算、以及推行活动的计划等。若递交建议书的资料齐备，视乎所申请的计划而定，约需三至四个月时间处理。

署方根据下列因素考虑各计划的建议书：